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随着办公电子化趋势的推进，电子版工资单已经成为许多企业和员工的普遍做法，备受青睐。但是，通过邮件发送工资条的难点在于，员工收到的工资条只能显示自己的工资信息。是不是只能一个一个拆开送出去？

哦不！！！

我们HR部队要抽打马鞭，跟上时代的步伐，让邮寄工资表的工作溜起来！我们来学习一个简单的群发工资条的方法，分组展示。。。当然，如果需要批量打印薪资支票，也可以在本教程中找到方法。

准备三个工具

⊙EXCEL⊙Word⊙Outlook

Excel用于制作工资表，

Word是制作工资条的模板。

Outlook用于群发邮件。

课程的基本原则

1.Excel和Word握手:让Word显示Excel表格的数据。

2.Word和Outlook握手:让Outlook通过邮件发送Word的内容。

预热操作-Outlook配置

第一步:启动outlook。第一次启动Outlook时，会提示我们配置帐户，直接点击下一步:

第二步:选择是-下一步，如下图:

第三步，选择邮件服务，选择第一个，然后点击下一步:

我们通常使用公司的电子邮件。在这里，我们需要手动配置它——【下一步】:

然后进入邮件设置页面。

1.用户信息

填写您的姓名和电子邮件地址。

2.服务器信息

[账户类型]选择默认pop3

【收发邮件的服务器】请根据我们使用的不同企业邮箱填写不同的收发服务器地址(如果不知道你的企业邮箱是谁，可以咨询网管。)

3.登录信息

用户名和密码只需填写我们电子邮件地址的完整地址和密码。

以网易邮箱为例:

[其他设置]，切换到[发送服务器]选项组，选中“我的发送服务器需要验证”，然后单击[确定]:

之后，我们将返回到上一个设置页面，并单击页面右下角的“下一步”来测试我们填写的信息是否正确。

然后系统会弹出一个测试账号设置的对话框，显示测试任务:

如果填写的所有信息都没有问题，测试完成的页面如下:

如果测试失败并提示错误，请返回到上一页检查错误并再次填写。

测试完成后，我们点击上图中的关闭按钮，完成outlook的配置！

第一轮:让Word文档显示Excel数据。

1.制作一个更方便导入word文档的Excel工资表。

打开我们的工资单。我们每个月用来计算工资的工资表包含很多子项和各种公式，如下图所示:

然而，当我们制作工资单时，我们不想显示工资单中的所有子项目。另外，为了方便计算，原来工资表中的数据都是“数值”格式，数值格式的数据导入到word中容易出错。所以我们原来的工资表不适合作为我们word工资表的数据源。

因此，我们需要另一个包含员工电子邮件信息的表，表头的所有字段都是您要在工资表中显示的薪资明细，如下图所示:

该表名为【工资条】，建议使用vlookup功能将原工资条的数据导入工资条表中。将Excel数据导入word时，Excel中的数字必须是[文本]格式，否则在word中显示时容易出错。所有这些操作完成后，将【工资条】表格保存到一个容易找到的地址。

2.编辑工资模板的word版本。

该模板中的子项应在上一步的工资条表中找到(不要求word中的子项与Excel中的字段完全相同)，如下:

3.将Excel表格数据导入Word模板。

Excel版工资条和word版工资条模板完成后，就可以开始导入下面的数据了，这里使用的是邮件合并功能。操作:邮件-开始邮件合并小箭头-邮件合并分发向导。如下所示:

之后，文档右侧会出现邮件合并的操作界面。让我们首先选择文档类型，信函或电子邮件。这里我们以【字母】为例。选择完成后，点击下一步:直接启动下面的文档，如图:

然后操作界面会提示你建立一个信。只需在此选择[使用当前文档]，然后单击下面的[下一步:选择接收方]，如下所示:

然后在收件人选择界面中，我们选择使用现有列表(因为我们刚刚制作了工资单表单)，然后单击浏览:

这时word文档中会弹出一个对话框，提示【选择数据源】，找到刚刚保存的工资条表，然后点击打开:

然后系统会提示我们在刚才的工资条表中选择一个插页。现在工资条表中只有一个插入，所以只需选择sheet1，如下所示:

点击确定，会弹出一个对话框。这时，你会发现刚才工资条表中的所有数据都显示在这个对话框中。此外，我们可以通过选中[姓名]前面的复选框来选择要支付工资的人员，例如，谁不需要向他支付工资，那么我们只需取消他姓名前面的复选框。确认所有工资条后，点击【确定】。如下所示:

再次查看我们的工资模板文档。现在还没有变化，但是上面有一个菜单【插入合并字段】，已经从导入Excel表格前的灰色状态变成了可点击状态(可以对比一下之前的截图):

此时，我们需要将Excel版本的工资条表单中的每个字段与word版本的工资条模板中的每个子项对应起来。将光标移动到特定位置，然后单击“插入合并字段”,工资条表中的所有字段都会出现，我们可以用鼠标单击选择这些字段，如下所示:

这时，再看我们的文档，开头的冒号变成这样:

重复前面的步骤，将光标移动到下表中“ Name ”后面，然后再次点击插入合并字段名；然后将光标移动到表中“月”的后面，然后单击插入合并字段-选择月...重复此步骤，直到表中的所有子项都已填写完毕，如下所示:

完成以上合并步骤后，点击菜单栏中的预览结果，我们会发现工资条表中的数据已经奇迹般的跑进了word，这就是员工看到的最终工资条效果。我们可以通过单击左右箭头预览每个人的工资详细信息:

第二轮:生成工资单。

1.批量生成工资单进行打印。

在我们预览并确认上一步没有问题后，点击完成并合并的小箭头，选择编辑单个文档，在弹出的对话框中选择全部:

点击OK，一个新的文档Letter 1会自动生成并打开。这样，Excel工资表中所有人员的Word工资表就生成了。

默认情况下，系统为每个人显示一个页面。我们还可以调整一个页面来显示该文档中两个或更多人的信息。调整后就可以印刷发行了！

2.使用Outlook，只需一次点击即可发送一份电子工资单。

(打开Outlook后最小化，并确保它是打开的。)如果我们预览正确的工资条不是为了打印，而是为了向每个员工的邮箱发送电子邮件，那么单击完成并合并，然后选择发送电子邮件:

然后在弹出的对话框中，Excel中工资条的所有字段都显示在收件人中，我们在下拉菜单中选择邮件。

而【主题行】就是我们平时发邮件时填写的“邮件主题”。在这里，我们根据实际情况填写就好了。对以下发送记录选择[全部]:

确认后点击【确定】。这个时候，我们努力的Outlook开始默默为我们发邮件。打开Outlook并查看发送列表。同事们收到了他们的工资支票:

最后，保存我们的Word版本的工资单模板，以备下次发工资时使用。

以上是第一次使用邮件合并功能发放工资条的详细步骤！

这么多步骤不复杂吗？但是一劳永逸！这些步骤只是第一次复杂，下个月发工资的时候就不需要这么复杂了。

见证第二份薪水法的奇迹。

1.找到并打开我们之前保存的Excel版本的工资条，将本月的原始工资条数据导入到工资条中。别忘了这个月的人员增减，最后要把数字格式设置成[文本]。

注:不建议您为新的月份创建新的Excel版本的工资单。直接用上个月的表，更新里面的数据就可以了。因为此表仅用于工资单，所以我们有每月工资数据的原始工资单。

2.打开我们上个月保存的Word工资单模板。打开后会弹出如下对话框，我们可以直接选择是:

此时，我们发现模板一打开，工资条的数据就已经导入到文档中了。因为上一步我们选择了是，word就自己调用了我们更新的Excel工资条，不需要像第一次那样完成合并。这就是为什么我们建议您直接使用第一个保存的Excel工资单，而不是创建它。因为创建新的Excel意味着我们必须再次执行合并步骤:

当我们打开word文档的时候，就已经合并完成了数据从Excel到Word的过程。

接下来我们要做的就是Outlook批量发送电子工资条或者生成Word工资条并打印出来。

让我们单击电子邮件-完成并合并，然后选择发送电子邮件或编辑单个文档。剩下的步骤和上面说的一样！如下所示:

邮箱发工资有可能很快飞起来吗？赶紧分享给你的朋友吧！

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